Venir à bout des arriérés : le rapport Greene-Meissner

Déjà vieux de trois ans, le rapport de Mark A. Greene et Dennis Meissner semble nourrir aujourd'hui la réflexion des archivistes américains. Ainsi, une session de la dernière réunion de la SAA y a été consacrée,  et le rapport de l'OCLC sur la numérisation des "non-livres" (Shifting gears : gearing up to get into the flow) s'en inspire explicitement.

Le propos de ce rapport d'une soixantaine de pages (annexes comprises) est relativement simple. La majeure partie des dépôts d'archives des Etats-Unis accumulent des archives à un rythme supérieur à celui auquel ils peuvent les traiter, d'où d'importants arriérés. Pour en venir à bout, Greene et Meissner proposent à l'ensemble de la profession d'adopter des principes qui semblent familiers à l'archiviste française que je suis. La partie la plus originale du rapport réside dans l'analyse que les auteurs font des raisons pour lesquelles les archivistes n'ont pas su trouver de solution à ce problème, alors qu'ils y sont confrontés depuis au moins 60 ans.

 

Les principes à appliquer

 En appliquant les principes définis ci-dessous,  les auteurs pensent que l'on peut estimer à 4 heures le temps pour traiter (classement, description, conservation préventive) un pied cube (= 3,4 ml) d'archives.

 Classement

- En règle générale, le classement matériel devrait s'effectuer au niveau de la série, et les exceptions consenties à ce principe devraient rarement descendre en dessous du niveau du dossier.

- a l'intérieur d'un fonds, l'intensité de l'effort peut varier selon l'intérêt présenté par chacun des niveaux considérés. On peut se contenter d'un classement matériel au plus haut niveau pour une série, alors que pour une autre on effectuera le classement au niveau du dossier.

 Description

 - Les auteurs rappellent  les règles fixées par l'ISAD/G (aller du général au particulier, donner l'information au niveau le plus pertinent et ne pas la répéter aux niveaux inférieurs). 

- Dans la mesure où la série est le niveau privilégié pour le classement, il doit être aussi celui qui sera privilégié au moment de la description. Pour les dossiers, une simple liste (avec les informations de base) de ceux contenus par chaque série doit suffire.

- Cela dit, comme pour le classement, le niveau de description peut varier dans un même fonds et certains dossiers faire l'objet d'une description plus soutenue. 

  Conservation 

 Les auteurs recommandent d'adapter les tâches effectuées en vue de la conservation préventive aux conditions environnementales offertes par le dépôt d'archive. Le reconditionnement (boîtes, chemises) ou le retrait des attaches métalliques n'a guère de sens dans un environnement offrant de bonnes conditions de préservation. En améliorant les conditions environnementales, on peut s'épargner ces tâches dévoreuses de temps.

 

Les résistances au changement 

 Si les archivistes n'ont pas réussi à trouver de solution à un problème auquel ils sont confrontés depuis des décennies, c'est faute de vouloir ou de pouvoir changer leurs pratiques, ancrées dans un habitus dont les caractéristiques les plus marquantes [je vais forcer un peu le trait] sont l'obsession du travail bien fait, de l'ordre et de la propreté, ainsi que l'application systématique du principe de précaution maximum en matière de conservation préventive, et la propension à vouloir démontrer leurs compétences (maîtrise du contexte historique de la production  et capacités rédactionnelles).

Ces pratiques sont de plus confortées par une littérature professionnel affichant des principes contradictoires (notamment description et classement au niveau de la série mais mesure de conservation préventive à appliquer au niveau de la pièce) et l'incapacité de la profession à mettre en place des outils de mesure et de repère (temps de travail, coût) applicables au traitement des fonds.

Enfin, les auteurs insistent sur le fait  que les principes qu'ils voudraient voir  adopter n'excluent pas, dans certains cas, que l'on puisse traiter certains fonds de manière plus poussée. Mais ils affirment que chaque projet de ce type devrait être justifié et validé [il me semble même que l'on peut lire en creux "et validé, le tout selon des règles et des procédures formalisées" et non a posteriori, quand par le plus grand des hasards, quelqu'un demanderait mais pourquoi, bon dieu de bon dieu cela fait-il deux ans que ce fonds est en cours de classement ? ], en mettant en balance l'intérêt du fonds et les coûts induits par le traitement privilégié qui leur sera réservé.

 

 

 

 

 

 

 

 

La 71e réunion de la société des archivistes américains (août 2007)

Le n°29 du Bulletin des Archives de France sur l'EAD contient un intéressant compte-rendu de certains ateliers et séances pleinières de la dernière réunion annuelle de la société des archivistes américains, qui s'est tenue durant l'été 2007 à Chicago.

Sessions pleinières 

Session 104. Solutions logicielles libres pour la gestion et l’affichage sur le web des collections numériques

Session 205. Évaluer les outils archivistiques dans une approche centrée utilisateurs

Session 305. Etat de développement de l’application logicielle « Outil des archivistes » (Archivists Toolkit, AT).

Session 406. Appliquer les recommandations de Greene et Meissner dans une institution

Session 503. Repenser les pratiques descriptives et l’accès aux archives dans un environnement numérique

Session 607. Les dynamiques dans l’agrégation : métadonnées partageables et prochaine génération de systèmes d’accès

Session 707. Le projet de mise en ligne de reliures de livres imprimés (Publishers’ Bindings Online ou PBO)

Session 804. Préserver le contexte et l’ordre originel dans un monde numérique

Groupes et comités techniques de la SAA

Comité des normes et sous-comité technique des normes de description

Section sur la description

Table ronde EAD :  L’application Outil des archivistes (Archivists’Toolkit ou AT) et l’EAD,  le programme « Ouvrir les archives en Floride »

Groupe international EAD

 

 

Point DAF sur l'indexation et les normes de description archivistique

La DAF a profité de la tranquillité estivale pour faire le point sur l'état de la question en matière d'indexation (Note d'information DITN/RES/2007/008 du 30 juillet 2007. Indexation, état de la question). et de normes de description archivistique (Note d'information DITN/RES/2007/007 du 27 juillet 2007).