Conservation à long terme des documents numérisés

Via @rchinet-aedaa (c'est bien, cette initiative des étudiants en archivistique d'Angers), j'apprends la publication par le MINCUL (oui, c'est facile) d'un document relatif à la conservation des documents numériques.

Dénué de toute prétention, il se fixe pour seule ambition de sensibiliser les acteurs du ministère de la Culture ainsi que les autres acteurs culturels aux enjeux de la conservation à long terme des documents numérisés, en présentant thématiquement des ressources déjà publiées sur les réseaux. Les thèmes : normes et standards, politique de conservation, production de documents numérisés, supports et infrastructures de stockage, questions juridiques, projets et expériences en cours.

Utile. 

 

 

Norme (internationale) d'échange d'archives

L'ICA a publié il y a peu sur son site la "Norme d'échange d'archives", spécification d’exigences métier (Business Requirements Specification - BRS) qui "décrit une partie du processus de transfert de responsabilité de documents numériques d’un système à un autre pour le secteur public ou privé", c'est-à-dire le transfert formel de la responsabilité des documents numériques, y compris la responsabilité de leur conservation et de leur accès, par exemple le transfert d’un service producteur vers un service d’archives. Cette spécification est compatible avec les normes ISO 15489, OAIS, et MoReq2. Elle est destinée à l’usage des responsables des documents dans les services, de ceux qui effectuent les transferts de documents numériques, de ceux qui conçoivent ou mettent en oeuvre des systèmes d’archivage devant se conformer à cette spécification, de ceux qui testent la conformité des systèmes d’archivage à cette spécification.

C'est l'aboutissement d'une initiative française (cocorico) : forte de son expérience en la matière (publication du standard d'échange de données pour l'archivage publié en 2006 et fruit d'une collaboration direction des archives de France et direction générale de la modernisation de l'Etat, intégré depuis dans le référentiel général d'interopérabilité), la France a déposé un projet de standard international auprès de l'UN-CEFACT (oui, moi aussi je découvre l'existence de ce machin, United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business), projet approuvé en octobre 2006. La coordination des travaux a été assurée par la DAF (Olivier de Solan), au sein d'un groupe de travail international, et la version 1.0 a été publiée le 23 juin dernier.

C'est idiot, mais ça me ravigote de constater qu'il y a des compétences, dans ce domaine, en France et qu'on est pas dans un bricolage perpétuel. Dommage quand même que la DAF ne soit même pas capable de communiquer correctement sur ces sujets. Voir par exemple la page consacrée au standard d'échange de données pour l'archivage: Tout ce qu'on y apprend, c'est que "le standard d'échange de données pour l'archivage est un format de bordereau de versement sous forme électronique". Peut-être un peu réducteur, non ? Avec ça, quelques liens sans commentaires, dont un vers l'UN-CEFACT, et voilà. Même pas d'annonce de la publication du standard international, pour laquelle elle a joué un rôle central ! Modestes, ils sont, ces gens-là...

Allez, bravo, Olivier ! 

 

 

Le système d'archivage électronique ERA est opérationnel

NARA (Archives nationales des USA) a annoncé il y a quelques jours que son système d'archivage éléctronique, ERA, était maintenant opérationnel, comme le prévoyait le calendrier rendu public à la fin de l'année dernière. Dans le courant du mois de juillet, NARA commencera à y intégrer 3,5 millions de fichiers.

 

Archives électroniques et privées

Dans un monde où l'on ne prend plus que des photos et des vidéos numériques que l'on stocke sur son disque dur et qu'on partage sur Flick'r, où l'on tient son journal et son agenda sous forme électronique et qu'on les partage sur son blog, où l'on ne communique plus par lettre mais par mèl et chat, où l'on renseigne le questionnaire de Proust en ligne et non plus dans un charmant petit album, collecterons nous encore demain des fonds privés ?

La British Library lance The Digital Lives Project, projet de recherche consacré aux rapports entre "personal digital collections" et institutions de conservation. Au menu, notamment :

- Etablir des méthodes et développer des outils permettant de transférer les documents en question des particuliers aux institutions de conservation, de les gérer, les décrire et les conserver, tout en tenant compte de la nature hybride de ces fonds, où se mêlent documents électroniques et documents sur autres supports.

- Elucider les règles déontologiques et la législation s'appliquant notamment à l'acquisition et à la communication de ce type de documents.

-  Mieux connaître les possibilités de plus en plus nombreuses offertes aux particuliers par diverses entreprises pour gérer et publier leurs documents et explorer la possibilité de nouer avec elles des liens de manière à leur faire jouer un rôle dans la préservation des données (et, même si cela n'est pas dit expressément, sans doute aussi la collecte).

 

Un peu d'infos sur SPAR

Pour un point rapide sur SPAR, le projet de plate-forme d'archivage électronique de la BNF, on peut maintenant consulter l'information qu'a mise en ligne à ce sujet la BNF. Clair, synthétique, illustré.

Pour une plate-forme d'archivage fiable

Quelle que soit sa nature, un entrepôt numérique doit être fiable et doit pouvoir prouver qu'il l'est, notamment en se soumettant  à un processus de certification. En janvier 2007, 4 acteurs majeurs de la conservation numérique (Digital Curation Centre, Digital Preservation Europe, Nestor et Center for Research Libraries) ont formulé les dix principes de base qui permettent de fonder une démarche d'audit et de certification. Un dépôt doit (ma traduction appauvrit un peu le propos !) :

1. S'engager à assurer la conservation d'objets numériques pour une ou plusieurs communautés identifiées.
2. Démontrer ses capacités organisationnelles à remplir ses engagements.
3. ëtre au clair avec les règles contractuelles et légales.
4. Avoir une véritable politique.
5. Avoir des critères clairs en matière de collecte et qui correspondent aux besoins de la communauté desservie.
6. Maintenir l'intégrité, l'authenticité et l'utilisabilité des données dans le temps.
7. Créer et maintenir les métadonnées requises.
8. Satisfaire les exigences requises pour la diffusion des données.
9. Avoir un programme stratégique pour la planification des actions menées.
10. Avoir une infrastructure adéquate.

 

Sur cette base, Digital preservation Europe vient de publier PLATTER, Planning Tool for Trusted Electronic Repositories, document fournissant une méthode aux dépôts afin de repérer et de planifier, tout au long de leur développement, les actions nécessaires pour fonder ou accroître leur fiabilité et être en mesure de satisfaire ultérieurement aux critères d'exigence d'un audit. Cet outil vient compléter une gamme déjà riche et bien présentée par Figoblog, il y a déjà un an : TRAC (Trustworthy Repositories Audit & Certification), DRAMBORA, ou le catalogue de critères établi par Nestor (Kriterienkatalog vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive, disponible en allemand et en anglais.

Côté français, on trouve toujours sur le site des services du Premier Ministre, dans une logique entièrement tournée vers l'archivage électronique (= archivage d'archives, telles que définies par la loi de 79), des documents permettant d'aider à élaborer une politique et des pratiques d'archivage, ainsi qu'une grille d'audit.

 

 

Métadonnées de préservation : PREMIS

Le groupe de travail PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies) vient de publier la deuxième version de son dictionnaire des métadonnées de préservation (Data dictionary for Preservation Metadata).

Les métadonnées de préservation sont définies comme celles utiles à un entrepôt pour mener à bien le processus de conservation à long terme du document numérique, c'est-à-dire celles permettant d'assurer la viabilité, la restitution, la compréhension, l'authenticité et l'identité des données préservées. Cette catégorie rassemble donc des métadonnées souvent considérées comme relevant de types différents, notamment les metadonnées dites administratives ou techniques.

Pour définir ces métadonnées, PREMIS a établi un modèle, dont on trouvera une présentation claire sur le blog "les Petites cases". Ce modèle a servi de base à un schéma XML compatible avec le schéma METS (qui supporte lui-même l'EAD, ouf, on est sauvé !).

L'élaboration de ce dictionnaire se base notamment sur l'observation des pratiques mises en oeuvre dans de nombreux entrepôts qui font référence, ce qui rend la lecture de l'introduction particulièrement intéressante. Par exemple : 

"The survey by the Implementation Strategies Subgroup showed that repositories have implemented several different architectures for storing metadata. Most commonly, metadata isstored in relational database tables. It is also common to store metadata as XML documents in an XML database, or as XML documents stored with the content data files. Other methods include proprietary flat file formats and object-oriented databases. Most respondents were using two or
more of these methods. (For more information, see the Implementation Survey Report2.)Storing metadata elements in a database system has the advantages of fast access, easy update,and ease of use for query and reporting. Storing metadata records as digital objects in repositorystorage along with the digital objects the metadata describes also has advantages: it is harder to separate the metadata from the content, and the same preservation strategies that are applied to
the content can be applied to the metadata. Recommended practice is to store critical metadata in both ways".

TNA et la perennité des données numériques

Pour favoriser la perennité du patrimoine numérique, et conformément à l'article 5 de la charte de l'UNESCO sur la conservation de ce patrimoine, ("La conservation à long terme du patrimoine numérique commence avec la conception de procédures et de systèmes fiables qui produisent des objets numériques authentiques et stables"),TNA (Archives nationales du Royaume-Uni) a élaboré un document permettant d'évaluer sous cet angle les solutions proposées sur le marché, et le soumet actuellement à commentaires. A première vue, il s'agit de l'équivalent des chapitres 3 et 4 de notre référentiel général d'interopérabilité, respectivement consacrés à l'archivage électronique et au standard d'échanges de données pour l'archivage. Le document se conclut par une checklist dont le principe et la trame doivent s'avérer utiles dans le cas de la rédaction d'un CCTP.

La rédaction de ce document procède du travail que réalise aujourd'hui TNA sur la mise en place d'une stratégie générale visant à assurer la perennité des données numériques produites par l'administration. La  brochure, à destination essentiellement des services producteurs et visant à expliquer le projet me semble particulièrement bien conçue.

MoReq2 finalisé

Via DLM Forum : la Commission européenne a approuvé la nouvelle version de MoReq (Voir mon précédent post sur même sujet).

Vers une nouvelle version de MoReq

L'équipe de consultants mandatée par la Commission européenne pour réaliser une une deuxième version du fameux MoReq (Model Requirements for the management records ou, in french, Modèle d'exigence pour l'organisation de l'archivage électronique) a rendu sa copie, laquelle doit encore être approuvée par la Commission. L'équipe va maintenant se consacrer à la définition d'un schéma xml correspondant aux exigences du MoReq révisé.