Thinking twice

Indicateurs, évaluation, metrics

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Un groupe de travail s’est constitué au sein de la section Archives départementales de l’association des archivistes français, afin de définir des indicateurs de référence répartis en 11 domaines d’activités représentatifs, en vue des prochaines RASAD "Chiffrer et évaluer les archives" (janvier-février 2009).

Dans un contexte marqué, en France, par la Lolf et la RGPP, mais plus généralement par un mouvement de rationalisation parti du secteur économique et qui gagne peu à peu tous les secteurs d’activités, les archivistes s’engagent, en France comme ailleurs (voir le projet «developing archival metrics », engagé depuis 2004 sous les auspices de l’université du Michigan), sur le chemin qu’ont suivi avant eux les bibliothécaires. Dès 1974, les statistiques des bibliothèques ont été normalisées (ISO 2789, qui a connu plusieurs versions depuis 1974). En 1998, ce sont les indicateurs de performance des bibliothèques qui ont fait l’objet d’une norme (ISO 11620, pour en connaître le contenu voir aussi un article de Pierre Carbone paru en 1998 dans le BBF), actuellement en cours de révision et dont une nouvelle version devrait voir le jour à la fin 2008, complétée en 2003 par une norme propre aux services électroniques (ISO/TR 20983). L’évaluation en bibliothèque a fait récemment l’objet d’un numéro du BBF (où l’on voit qu’il ne suffit pas de disposer de normes pour surmonter toutes les difficultés !). Voir aussi les pratiques de la BNF en la matière (document Pdf)

Y a pas à dire, il est certain que les services d’archives ont du chemin à faire dans ce domaine. Certes, la collecte annuelle par la DAF de données à même de lui permettre d’évaluer l’activité du « réseau » a donné à nombre de services (au-delà du fameux réseau) l’habitude de comptabiliser mètres linéaires (conservés, collectés…), personnel, budget, nombre de lecteurs et de communications, etc. Mais les difficultés qu’a rencontrées l’audit de modernisation de l’archivage (pour évaluer notamment le coût, en argent comme en équivalent temps plein, de l’archivage intermédiaire), et le fait que la première recommandation de cet audit consiste en la définition à très court terme d’objectifs et d’indicateurs de performance, montrent bien les limites des pratiques existantes, qui résident essentiellement dans le fait que devant nombre de chiffres, on a envie de dire « et, alors ? ».
On notera cependant l’émergence d’expériences intéressantes, qui voient des services d’archives (service d’archives du Sénat, l’INA, dans le cadre du contrat de plan qu’il a conclu avec l’Etat) articuler étroitement une stratégie, des objectifs et des indicateurs. C’est cette articulation qui donne leur sens aux indicateurs de performance, qui cherchent à restituer trois dimensions :
-    Mesurer l’efficacité socio-économique, répondant aux attentes des citoyens et traduisant la recherche de l'intérêt général.
-    Mesurer la qualité de service intéressant l'usager (performance)
-    Mesurer l’efficience de la gestion concernant le contribuable et se rapportant à la productivité.

A la lumière de tout cela, je dois dire que je ne suis pas très convaincue par la façon dont le groupe de travail « chiffrer et évaluer les archives » présente sa démarche. La répartition par « domaines d’activités » se fait au détriment de la notion d’objectifs (et sans objectif, pas d’évaluation possible). Par exemple, un objectif potentiel tel que « conserver les archives dans les meilleures conditions possibles » mettrait en jeu une batterie d’indicateurs de diverses provenances : conditionnement, bâtiments, restauration et reliure.
Mieux vaudrait distinguer :

- le « chiffrage », consistant dans le recensement de données permettant de se situer par rapport à d’autres services d’archives, de traduire l’activité du service, et de construire les indicateurs de performance,

- de « l’évaluation », consistant en la formulation d’objectifs et des indicateurs de performance qui leur seraient associés. A ce titre, le rapport Greene-Meissner sur le traitement des archives et les passages qu’il consacre aux « metrics » est assez éclairant sur l’usage que l’on peut faire des indicateurs.

Après, dans le détail, il y a quand même des indicateurs qui me laissent sceptiques : la superficie habitable du logement de fonction (c’est pour mesurer l’attractivité du poste ?), la production annuelle (d’archives, je suppose) par fonctionnaire, le fait qu’il n’y ait rien de prévu sur les services à distance….

La loi sur les archives publiée

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La "nouvelle loi sur les archives" est devenue la LOI n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, publiée au JO du 16 juillet.

Aaargh.. La loi sur les archives applicable demain !

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A la veille de partir en vacances, j'apprends que la nouvelle loi sur les archives serait publiée très vite (15 juillet) et applicable immédiatement, sans attendre d'hypothétiques décrets d'application. Bon, c'est vrai, j'aurais dû anticiper, parce qu'il y a quand même deux, trois choses qui vont bougrement changer. P......, mes vacances, mes vacances !

TNA et internet : une stratégie globale

+01:00

TNA (Archives nationales du Royaume-Uni) vient de rendre publique la nouvelle stratégie qu'elle compte adopter vis-à-vis d'internet, compte-tenu des récentes évolutions qui ont affecté le Web, devenu une gigantesque base de données dans laquelle l'utilisateur peut puiser à différentes sources des données et les agréger de manière à répondre à ses besoins, dont l'accès à tout moment et de tous lieux à partir à partir d'outils mobiles se généralise, duquel les internautes attendent des services en ligne personnalisés, complets et quasi-instantanés, qui permet de réutiliser de plusieurs manières les données publiques.

Le document me semble doté d'un plan un peu confus mais il en ressort assez clairement qu'il ne s'agit pas seulement de définir une stratégie pour internet, mais bien de placer internet au coeur des projets et des missions de TNA. Le premier des principes sur lesquels doit s'appuyer la démarche affirme clairement :

"We are defined by our online presence. Our online developments will realise the Vision and strengthen our role in providing public services".

TNA va donc profondément revoir la façon dont elle assure sa présence sur le Web :

- D'abord en en restructurant le contenu, qui sera proposé sur six sites complémentaires, dont l'accès se fera à partir d'un portail commun et dont chacun sera dédié à une facette de son activité : un site "Records" pour l'accès aux inventaires et aux documents numérisés, "Education" qui offrira des ressources pédagogiques, "Information management" à destination des organismes publics, "Legislation" pour offrir un accès aux textes législatifs, "Gazette" pour la diffusion d'informations légales et réglementaires. A ces sites, s'ajoutera un site "Corporate", destiné à présenter TNA. Les sites devront être résolument "user-centered' (même si l'expression n'est jamais utilisée dans le rapport), et un grand ménage sera fait dans les contenus actuels pour en améliorer la qualité, remédier aux redondances, etc.

- Ensuite en veillant à la structuration des données mises en ligne de manière à favoriser, voire susciter, leur réutilisation par d'autres et de participer à la construction du Web sémantique.

- Enfin en créant un environnement et une organisation propice à la poursuite de ces objectifs, en associant étroitement au projet les différentes composantes de TNA.

Comme évoqué plus haut, la démarche est basée sur 10 principes, que je vous livre en version originale :

1. We are defined by our online presence. Our online developments will realise the Vision and strengthen our role in providing public services.
2. We are part of the web. We will respect and take advantage of the way the Internet works.
3. We will do the things only we can do and do them really well, enabling others to add value where they can.
4. We will understand the audiences we serve and build services that meet their needs and expectations. User-centred design is core to this.
5. Accessibility is not optional. We will design services so that they can be used by anyone, with any ability.
6. We will innovate to the benefit of our users, anticipating needs not yet fully articulated.
7. We will design flexibly for the future, considering the needs of developers and machines.
8. We will develop content and services that work across multiple devices.
9. Organisation, quality and ownership of content is all important.
10. Evaluation, sustainability and exit strategies will be in place for all our online projects.

Pour consulter le rapport (format Pdf)

Site internet des Archives nationales du Luxembourg : bravo

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Je suis allée faire un tour sur le nouveau site des Archives nationales du Luxembourg, dont Archinet a annoncé dernièrement la mise en ligne. Il est tout simplement excellent par sa simplicité et sa sobriété : pas de blabla, phrases courtes, texte aéré. Brillante idée que de présenter un guide du lecteur sous forme vidéo. Intéressante initiative que de proposer un forum, même si, pour l'instant, il n'est guère actif (deux contributions). Bref, pensé pour le lecteur (ou pour le "client", comme semblent dire nos amis luxembourgeois). Bravo !