S'orienter dans les archives départementales

Un pote à moi a écumé internet à la recherche d'informations sur l'histoire de son petit village, et a trouvé via Google books une référence très  alléchante, à laquelle il n'est malheureusement donné accès que par extraits. "Tu sais pas où je pourrais trouver ce bouquin ?". Bon, il n'avait relevé ni l'auteur, ni l'éditeur, ni la date d'édition, juste le titre et les numéros des pages qui l'intéressaient, mais avec comme indice Inventaire sommaire des archives de ... antérieures à 1789, ça m'était facile de lui sortir ma science : "Ben, aux Archives départementales, c'est un de leurs inventaires, t'y es jamais allé ?" Si, si j'ai ma carte, mais bon..." [Beaucoup de choses, dans ce "mais bon"]. "Il est même sans doute accessible en libre-accès, puisque je suis dans le coin et que c'est pas bien loin, je t'accompagne".

Coup d'oeil circulaire en salle de lecture pour repérer les inventaires du lieu.  Mon pote veut m'entraîner vers une resserre bourrée de classeurs bleus mais comme au-dessus de la porte je lis "Tables décennales", je lui explique doctement qu'il doit s'agir des dépouillements des tables décennales de l'état-civil par une association locale de généalogistes. "Tiens, l'étagère marquée Archives départementales, c'est là !" Non, là il n'y a que les Guides  et autres  Inventaires sommaires des archives antérieures à 1789 des autres services d'archives départementaux. "Tiens, le dernier numéro de la Revue historique ! Bon, Philippe, tu fais le tour des étagères, tu vas bien le trouver, ton inventaire sommaire, je m'installe pour lire un article qui m'intéresse".

Dix minutes, plus tard, retour de Philippe, penaud : "je trouve pas". "On va demander". Et on demande... "L'inventaire sommaire des archives antérieures à 1789 ? Un imprimé ? Non, ça n'existe pas..." "Mais si, je l'ai trouvé sur Google Books". "Google Books ? Bon, je me renseigne". Rien à dire, aimable et concerné, le personnel : quelques allées et venues et quelques conciliabules plus tard, une dame entraîne Philippe dans la resserre aux classeurs bleus, qui s'avèrent être les inventaires du service (et non les relevés des tables décennales). Elle ouvre un classeur : "alors voilà, vous trouverez les photocopies de cet inventaire dans les classeurs, classés par série. Là c'est la série G, et puis après, vous avez la série H...".  Elle avait juste oublié de rappeler à mon Philippe, de plus en plus effaré, que les séries anciennes, comme l'alphabet, commençaient à la lettre A. Pendant qu'il feuillette les extraits relatifs à la série G et à la série H (difficiles à distinguer des classeurs contenant les répertoires numériques détaillés, lesquels, pour Philippe, sont d'ailleurs beaucoup moins détaillés que les inventaires sommaires !) pour retrouver ses pages, je retourne à ma revue. "J'ai pas trouvé, aux pages indiquées par Gogle books, rien ne correspond". A ce moment là, je n'avais pas encore pigé qu'il n'avait consulté que les parties correspondant à G et H, ni que l'inventaire en question se composait de plusieurs volumes à la pagination autonome ! Egoïstement et pour pouvoir me concentrer sur mon article, je lui dis : "Tu voulais pas aussi savoir ce qu'ils pouvaient avoir comme iconographie ? Essaie les inventaires de la série Fi". Il repart, plein d'espoir. J'achève mon article, je pars à sa recherche. Il n'est pas bien loin, mon Phiphi, toujours dans la resserre des soi-disant tables décennales. Il lève sur moi un regard lourd de reproches : "C'est quoi ce bordel, ta série Fi ? Ya 15 classeurs, 1 Fi, 2 Fi, 3 Fi... COMMENT CA MARCHE ?". "T'énerves pas, Philippe, je vais trouver le cadre de classement...". Bon, je ne l'ai pas trouvé, on en a eu marre, et on est parti. En retournant à la voiture, il a eu ce mot charmant : "Faut vraiment être un chercheur, pour s'y retrouver aux archives départementales. Même nous, qui ne sommes pas si cons, on n'y arrive pas". Il est un peu macho, mon Phiphi, et j'ai l'habitude qu'il ne me considère jamais comme une spécialiste, mais dans ce moment là, je vous assure, j'étais contente qu'il ne me range pas parmi les archivistes.

 

 

Conservation à long terme des documents numérisés

Via @rchinet-aedaa (c'est bien, cette initiative des étudiants en archivistique d'Angers), j'apprends la publication par le MINCUL (oui, c'est facile) d'un document relatif à la conservation des documents numériques.

Dénué de toute prétention, il se fixe pour seule ambition de sensibiliser les acteurs du ministère de la Culture ainsi que les autres acteurs culturels aux enjeux de la conservation à long terme des documents numérisés, en présentant thématiquement des ressources déjà publiées sur les réseaux. Les thèmes : normes et standards, politique de conservation, production de documents numérisés, supports et infrastructures de stockage, questions juridiques, projets et expériences en cours.

Utile. 

 

 

Norme (internationale) d'échange d'archives

L'ICA a publié il y a peu sur son site la "Norme d'échange d'archives", spécification d’exigences métier (Business Requirements Specification - BRS) qui "décrit une partie du processus de transfert de responsabilité de documents numériques d’un système à un autre pour le secteur public ou privé", c'est-à-dire le transfert formel de la responsabilité des documents numériques, y compris la responsabilité de leur conservation et de leur accès, par exemple le transfert d’un service producteur vers un service d’archives. Cette spécification est compatible avec les normes ISO 15489, OAIS, et MoReq2. Elle est destinée à l’usage des responsables des documents dans les services, de ceux qui effectuent les transferts de documents numériques, de ceux qui conçoivent ou mettent en oeuvre des systèmes d’archivage devant se conformer à cette spécification, de ceux qui testent la conformité des systèmes d’archivage à cette spécification.

C'est l'aboutissement d'une initiative française (cocorico) : forte de son expérience en la matière (publication du standard d'échange de données pour l'archivage publié en 2006 et fruit d'une collaboration direction des archives de France et direction générale de la modernisation de l'Etat, intégré depuis dans le référentiel général d'interopérabilité), la France a déposé un projet de standard international auprès de l'UN-CEFACT (oui, moi aussi je découvre l'existence de ce machin, United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business), projet approuvé en octobre 2006. La coordination des travaux a été assurée par la DAF (Olivier de Solan), au sein d'un groupe de travail international, et la version 1.0 a été publiée le 23 juin dernier.

C'est idiot, mais ça me ravigote de constater qu'il y a des compétences, dans ce domaine, en France et qu'on est pas dans un bricolage perpétuel. Dommage quand même que la DAF ne soit même pas capable de communiquer correctement sur ces sujets. Voir par exemple la page consacrée au standard d'échange de données pour l'archivage: Tout ce qu'on y apprend, c'est que "le standard d'échange de données pour l'archivage est un format de bordereau de versement sous forme électronique". Peut-être un peu réducteur, non ? Avec ça, quelques liens sans commentaires, dont un vers l'UN-CEFACT, et voilà. Même pas d'annonce de la publication du standard international, pour laquelle elle a joué un rôle central ! Modestes, ils sont, ces gens-là...

Allez, bravo, Olivier ! 

 

 

Indicateurs, évaluation, metrics

Un groupe de travail s’est constitué au sein de la section Archives départementales de l’association des archivistes français, afin de définir des indicateurs de référence répartis en 11 domaines d’activités représentatifs, en vue des prochaines RASAD "Chiffrer et évaluer les archives" (janvier-février 2009).

Dans un contexte marqué, en France, par la Lolf et la RGPP, mais plus généralement par un mouvement de rationalisation parti du secteur économique et qui gagne peu à peu tous les secteurs d’activités, les archivistes s’engagent, en France comme ailleurs (voir le projet «developing archival metrics », engagé depuis 2004 sous les auspices de l’université du Michigan), sur le chemin qu’ont suivi avant eux les bibliothécaires. Dès 1974, les statistiques des bibliothèques ont été normalisées (ISO 2789, qui a connu plusieurs versions depuis 1974). En 1998, ce sont les indicateurs de performance des bibliothèques qui ont fait l’objet d’une norme (ISO 11620, pour en connaître le contenu voir aussi un article de Pierre Carbone paru en 1998 dans le BBF), actuellement en cours de révision et dont une nouvelle version devrait voir le jour à la fin 2008, complétée en 2003 par une norme propre aux services électroniques (ISO/TR 20983). L’évaluation en bibliothèque a fait récemment l’objet d’un numéro du BBF (où l’on voit qu’il ne suffit pas de disposer de normes pour surmonter toutes les difficultés !). Voir aussi les pratiques de la BNF en la matière (document Pdf)

 

Y a pas à dire, il est certain que les services d’archives ont du chemin à faire dans ce domaine. Certes, la collecte annuelle par la DAF de données à même de lui permettre d’évaluer l’activité du « réseau » a donné à nombre de services (au-delà du fameux réseau) l’habitude de comptabiliser mètres linéaires (conservés, collectés…), personnel, budget, nombre de lecteurs et de communications, etc. Mais les difficultés qu’a rencontrées l’audit de modernisation de l’archivage (pour évaluer notamment le coût, en argent comme en équivalent temps plein, de l’archivage intermédiaire), et le fait que la première recommandation de cet audit consiste en  la définition à très court terme d’objectifs et d’indicateurs de performance, montrent bien les limites des pratiques existantes, qui résident essentiellement dans le fait que devant nombre de chiffres, on a envie de dire « et, alors ? ».
On notera cependant l’émergence d’expériences intéressantes, qui voient des services d’archives (service d’archives du Sénat, l’INA, dans le cadre du contrat de plan qu’il a conclu avec l’Etat) articuler étroitement une stratégie, des objectifs et des indicateurs. C’est cette articulation qui donne leur sens aux indicateurs de performance, qui cherchent à restituer trois dimensions :
-    Mesurer l’efficacité socio-économique, répondant aux attentes des citoyens et traduisant la recherche de l'intérêt général.
-    Mesurer la qualité de service intéressant l'usager (performance)
-    Mesurer l’efficience de la gestion concernant le contribuable et se rapportant à la productivité.

A la lumière de tout cela, je dois dire que je ne suis pas très convaincue par la façon dont le groupe de travail « chiffrer et évaluer les archives » présente sa démarche. La répartition par « domaines d’activités » se fait au détriment de  la notion d’objectifs (et sans objectif, pas d’évaluation possible). Par exemple, un objectif potentiel tel que « conserver les archives dans les meilleures conditions possibles » mettrait en jeu une batterie d’indicateurs de diverses provenances : conditionnement, bâtiments,  restauration et reliure.
Mieux vaudrait distinguer :

- le « chiffrage », consistant dans le recensement de données permettant de se situer par rapport à d’autres services d’archives, de traduire l’activité du service, et de construire les indicateurs de performance,

- de « l’évaluation », consistant en la formulation d’objectifs et des indicateurs de performance qui leur seraient associés. A ce titre, le rapport Greene-Meissner sur le traitement des archives et les passages qu’il consacre aux « metrics » est assez éclairant sur l’usage que l’on peut faire des indicateurs.

Après, dans le détail, il y a quand même des indicateurs qui me laissent sceptiques : la superficie habitable du logement de fonction (c’est pour mesurer l’attractivité du poste ?), la production annuelle (d’archives, je suppose) par fonctionnaire, le fait qu’il n’y ait rien de prévu sur les services à distance….

La loi sur les archives publiée

La "nouvelle loi sur les archives" est devenue la  LOI n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, publiée au JO du 16 juillet.

Aaargh.. La loi sur les archives applicable demain !

A la veille de partir en vacances, j'apprends que la nouvelle loi sur les archives serait publiée très vite (15 juillet) et applicable immédiatement, sans attendre d'hypothétiques décrets d'application. Bon, c'est vrai, j'aurais dû anticiper, parce qu'il y a quand même deux, trois choses qui vont bougrement changer. P......, mes vacances, mes vacances !

TNA et internet : une stratégie globale

TNA (Archives nationales du Royaume-Uni) vient de rendre publique la nouvelle stratégie qu'elle compte adopter vis-à-vis d'internet, compte-tenu des récentes évolutions qui ont affecté le Web, devenu une gigantesque base de données dans laquelle l'utilisateur peut puiser à différentes sources des données et les agréger de manière à répondre à ses besoins, dont l'accès à tout moment et de tous lieux à partir à partir d'outils mobiles se généralise, duquel les internautes attendent des services en ligne personnalisés, complets et quasi-instantanés, qui permet de réutiliser de plusieurs manières les données publiques.

Le document me semble doté d'un plan un peu confus mais il en ressort assez clairement qu'il ne s'agit pas seulement de définir une stratégie pour internet, mais bien de placer internet au coeur des projets et des missions de TNA. Le premier des principes sur lesquels doit s'appuyer la démarche affirme clairement :

"We are defined by our online presence. Our online developments will realise the Vision and strengthen our role in providing public services".

TNA va donc profondément revoir la façon dont elle assure sa présence sur le Web :

- D'abord en en restructurant le contenu, qui sera proposé sur six sites complémentaires, dont l'accès se fera à partir d'un portail commun et dont chacun sera dédié à une facette de son activité : un site "Records" pour l'accès aux inventaires et aux documents numérisés, "Education" qui offrira des ressources pédagogiques, "Information management" à destination des organismes publics, "Legislation" pour offrir un accès aux textes législatifs, "Gazette" pour la diffusion d'informations légales et réglementaires. A ces sites, s'ajoutera un site "Corporate", destiné à présenter TNA. Les sites devront être résolument "user-centered' (même si l'expression n'est jamais utilisée dans le rapport), et un grand ménage sera fait dans les contenus actuels pour en améliorer la qualité, remédier aux redondances, etc.

- Ensuite en veillant à la structuration des données mises en ligne de manière à favoriser, voire susciter, leur réutilisation par d'autres et de participer à la construction du Web sémantique.

- Enfin en créant un environnement et une organisation propice à la poursuite de ces objectifs, en associant étroitement au projet les différentes composantes de TNA.

 

Comme évoqué plus haut, la démarche est basée sur 10 principes, que je vous livre en version originale :

1. We are defined by our online presence. Our online developments will realise the Vision and strengthen our role in providing public services.
2. We are part of the web. We will respect and take advantage of the way the Internet works.
3. We will do the things only we can do and do them really well, enabling others to add value where they can.
4. We will understand the audiences we serve and build services that meet their needs and expectations. User-centred design is core to this.
5. Accessibility is not optional. We will design services so that they can be used by anyone, with any ability.
6. We will innovate to the benefit of our users, anticipating needs not yet fully articulated.
7. We will design flexibly for the future, considering the needs of developers and machines.
8. We will develop content and services that work across multiple devices.
9. Organisation, quality and ownership of content is all important.
10. Evaluation, sustainability and exit strategies will be in place for all our online projects.

Pour consulter le rapport (format Pdf)        

Site internet des Archives nationales du Luxembourg : bravo

Je suis allée faire un tour sur le nouveau site des Archives nationales du Luxembourg, dont Archinet a annoncé dernièrement la mise en ligne. Il est tout simplement excellent par sa simplicité et sa sobriété : pas de blabla, phrases courtes, texte aéré. Brillante idée que de présenter un guide du lecteur sous forme vidéo. Intéressante initiative que de proposer un forum, même si, pour l'instant, il n'est guère actif (deux contributions). Bref, pensé pour le lecteur (ou pour le "client", comme semblent dire nos amis luxembourgeois). Bravo !

 

Le système d'archivage électronique ERA est opérationnel

NARA (Archives nationales des USA) a annoncé il y a quelques jours que son système d'archivage éléctronique, ERA, était maintenant opérationnel, comme le prévoyait le calendrier rendu public à la fin de l'année dernière. Dans le courant du mois de juillet, NARA commencera à y intégrer 3,5 millions de fichiers.

 

Projet de loi sur les archives : fin de la navette

Hier, 1er juillet, L’Assemblée nationale a adopté sans modification, en deuxième lecture, le projet de loi, adopté avec modifications par le Sénat en deuxième lecture.


En ce qui concerne les délais de communicabilité, je pique les données ci-dessous au rapport de François Calvet, en donnant pour chaque type de document le délai actuel et celui retenu au terme de la navette. J'ai cependant un doute pour les dossiers de personnels, dont je ne comprends pas pourquoi M. Le rapporteur considère qu'ils relèvent d'un délai de 75 ans, mais il semblerait plutôt qu'ils relèvent du délai de 50 ans à partir de la date du dernier document ?




Délibérations du Gouvernement et relations internationales : 30 ans, 25 ans


Sûreté nationale ou secret de la défense nationale : 60, 50

Vie privée : 60, 50

Actes des notaires : 100, 75

Archives des juridictions : 100, 75

Registres de naissance et de mariage de l’état civil : 100, 75

Renseignements sur la vie privée collectés dans le cadre d’enquêtes statistiques : 100, 75

Questionnaires de recensement de la population : 100,75

Documents judidicaires concernant personnes mineures ou agressions sexuelles : Pas de délai spécifique, 100

Dossiers de personnels : 120, 75

Secret médical : 150, 25 ans à compter du décès ou 120 à compter de la naissance

Documents relatifs à la sécurité des personnes et concernant la défense nationale : Pas de délai spécifique, 100

Documents permettant la fabrication d’armes de destruction massive : pas de délai spécifique, incommunicabilité absolue


Autres documents : 30 ans, communication immédiate