Sites internet d'archives départementales : une évaluation

Je me suis amusée à visiter tous les sites internet d'Archives départementales et à les évaluer selon une grille maison. J'ai retenu 73 sites pour 104 services d'archives répertoriés, DOM-TOM compris. En réalité, seuls 37 services disposent d'un site qui leur est entièrement dédié. Les autres disposent seulement d'une à plusieurs pages sur le site du conseil général. Parmi ceux-là, je n'en ai retenu que 37, parce que les pages qui leur sont consacrées présentent un minimum de ressources et de fonctionnalités et ne se limitent pas à une présentation générale du service, ou parce qu'ils se complètent de sites dédiés à la consultation des archives numérisées. Ainsi, je n'ai retenu ni l'Allier, ni le Gard, ni le Lot, mais, après moult hésitations, j'ai retenu les Ardennes, parce qu'on y trouve un annuaire des partenaires culturels du service d'archives départementales et deux outils sommaires permettant de s'orienter dans les archives de l'état-civil et dans celles des notaires. A mon grand regret, le sites du Morbihan est inacessible en ce moment.

Accessibilité et accès

Pour accéder à un site d'AD, un coup de Google donne en général des résultats satisfaisants, mais le site n'aparaît pas toujours dans les premiers résultats.  Passer par le portail Culture n'est pas une bonne idée : le chemin est longuet, le temps de chargement itou, pour finir par obtenir 70 sites seulement, classés selon un mode qui m'est resté incompréhensible. L'annuaire de la DAF est complet, mais manque de convivialité et de pédagogie (il s'agit d'un outil décalqué de l'annuaire papier). En fait, c'est le wiki de Geneanet (émanation d'une société privée) qui fournit le meilleur portail, avec une présentation globale des services d'archives départementales, complétée d'un annuaire, lequel renvoie à une présentation plus détaillée de chaque service (pas toujours à jour, il faut le reconnaître), avec lien vers son site.

Les choses se compliquent un tantinet lorsque la consultation de documents numérisés se fait sur des sites entièrement dédiés à cet usage et distincts du site des AD ou des pages du site du Conseil général consacrées aux AD. Si l'on peut très aisément passer d'un site à l'autre dans le cas de l'Ain, dont le site dédié à la consultation de l'état-civil permet de retourner aux pages présentant le service sur le site du CG, ce n'est le cas ni pour l' Yonne,  où les pages CG ne renvoient pas au site Cartes postales de l'Yonne, où les CPA conservés par les AD sont consultables, ni pour la Lozère, où je n'ai pas trouvé mention qu'une partie de leurs fonds iconographiques est accessible sur un site fédérant les ressources culturelles du département. Dans le cas de la Haute-Marne, les pages du conseil général renvoient bien au site où sont consultables les instruments de recherche et les documents consultables en ligne, lequel s'ouvre dans une autre fenêtre. Ce dernier n'offre aucun renseignement sur le service d'archives et aucun moyen de retourner simplement sur le site contenant ces renseignements. Les concepteurs semblent croire que l'internaute passera toujours par le site du conseil général pour accéder aux inventaires et documents numérisés !

Bien sur, tous les sites fournissent les informations pratiques de base : adresse postale, coordonnées téléphoniques, adresse mèl, horaires d'ouverture. Mais celles-ci sont rarement placées en page d'accueil (36 % des cas pour l'adresse, 33% pour le téléphone, 25 % pour les horaires d'ouverture, 27%  pour la boîte mèl). Quelle importance ? Rassembler ces infos en page d'accueil est une des exigences de la charte Marianne, et elle me semble fondée. La rubrique "renseignements pratiques" à laquelle recourt de nombreux sites n'est pas toujours accessible depuis la page d'accueil et ne rassemble pas forcément tous ces renseignements. Le site des AD 05 est à cet égard emblématique : l'internaute à la recherche des horaires d'ouverture doit se gratter quelques secondes la tête avant de choisir "présentation des archives" puis "renseignements pratiques". Raté ! Il faut aller dans les FAQ !

En revanche, le site des AD 05 en proposant dès la page d'accueil un "espace enseignants" et un "espace services versants" a attiré mon attention sur l'intérêt qu'il y a à baliser des parcours différents selon les publics. A vrai dire, une bonne partie des sites le font peu ou prou, mais de façon souvent moins explicite. L'espace enseignant des AD 05 n'est ni plus ni moins que l'équivalent de la rubrique "service éducatif", que l'on trouve quasiment partout. Mais le coup de génie des AD 05, est de renoncer à refléter leur organigramme pour mettre en avant le service rendu et le public qu'il vise. Comme elles, d'autres services proposent une rubrique dédiée aux services versants et parfois même aux éventuels donateurs. C'est le cas notamment des AD 63, sous l'intitulé "confier ou verser vos archives", intitulé qui a le mérite de contenir des verbes. A comparer avec celui de la rubrique équivalente sur le site des AD de la Haute-Marne, "les archives des administrations", derrière lequel pourrait tout aussi bien se cacher une présentation des fonds publics. Enfin certains sites proposent dès la page d'accueil un accès dédié aux généalogistes, en général sous l'intitulé "généalogie" (voir les AD des Pyrénée-Orientales). Enseignants et public scolaire, services versants et détenteurs d'archives, généalogistes... Il s'agit bien là des trois piliers des services d'archives, mais pourquoi jamais une petite pensée pour l'étudiant à la recherche d'un sujet, d'une méthode ?

 

 

 Démarches en ligne

 

La possibilité de faire des démarches en ligne est une fonctionnalité peu développée. Seulement 26% des sites offrent la possibilité de télécharger des formulaires à renvoyer par courrier ou par mèl (dérogation, reproduction, préinscription, réservation de documents..), et ils sont quelques-uns seulement à offrir de réelles possibilités de démarches en ligne : les AD 76 pour la préinscription ainsi que pour la réservation de place, les AD 28, 54, 71, 84, 85, et 88 pour la  réservation de place ou de documents, les AD 04 et 95 pour les demandes de renseignement.

 

 Les ressources documentaires en ligne

 

Si 67 % des sites visités proposent une vision au moins sommaire (plan de classement au minimum) des fonds qu'ils conservent, ils sont seulement  27 % à présenter un véritable état des fonds.

49% des sites proposent une consultation en ligne d'un corpus significatif de documents. Voir le recensement par la DAF des fonds numérisés accessibles en ligne. Les fonds privilégiés consistent bien sûr dans l'état-civil, le cadastre et les documents iconographiques. C'est pourquoi on notera avec intérêt l'idée des AD 78 et des AD 47 d'accompagner leur guide des fonds ou leurs instruments de recherche d'une sélection de documents numérisés.

Près de 48%  des sites proposent des aides thématiques à la recherche, qui vont de l'indication des séries à consulter jusqu'au véritable guide des sources, en passant par la fiche thématique détaillée.

La même proportion (48%) permet la consultation d'inventaires. Cependant, un survol rapide me laisse penser que les sites offrant une bonne couverture de leurs fonds par les inventaires mis en ligne est relativement minime (moins de 20%). La forme sous laquelle ces inventaires sont mis à disposition va du fichier pdf (exemples : AD 31, 80, 83) à un outil exploitant des fichiers xml (AD 37 pour une partie de leurs inventaires), en passant par des bases de données (exemple AD 04, 06, 13), utilisées parfois conjointement avec des fichiers pdf (exemple AD 73). Les solutions mises en oeuvre ne permettent qu'à une minorité des sites présentant des inventaires d'offrir un moteur de recherche en facilitant la consultation. 

Près de 37% proposent encore d'autres types de ressources : expositions virtuelles ou galeries d'images pour l'essentiel, cours de paléo en ligne (AD 05, 31). On notera cependant que très rares sont les services (5%) à proposer une bibliothèque numérique, à partir de leurs fonds anciens de bibliothèques ou à partir de leurs propres publications (exemples : AD33,  AD 53). On note également une très faible ouverture sur les ressources proposées ailleurs sur internet. Les sites proposant des liens ne représentent pas plus de 25% de l'ensemble, et la sélection est en général plutôt pauvre.  Dans ce domaine, on remarquera l'effort des Archives de Guyane, des AD 44, et, dans une moindre mesure, des  AD 55, qui sont les seuls (je crois) à pointer des ressources plutôt que des sites, même si seules les Archives de Guyane font clairement la différence, affichant une rubrique classique "liens" et une rubrique "ressources numérisées en ligne".

 

 Vie du service et liens avec les internautes

 

Si près de 55% des sites offrent une rubrique permettant de suivre leur actualité culturelle (expositions, conférences), ils sont beaucoup moins nombreux (un peu plus de 20%) à penser que la vie des fonds (entrées, classements, numérisation) ou de l'institution peut intéresser les internautes.

Les sites visités n'offrent quasiment pas de newsletter (AD 53, 54, 57, 83) et encore moins de fil rss (AD 38, 76). Autour de la consultation des archives en ligne se sont parfois développées des fonctionnalités plus "web 2.0" :  espace personnel (AD 01, 19, 22), annotation collaborative ( AD 01,28, 31, 33, 78). On notera des initatives plus discrètes mais tout aussi intéressantes : appel aux lecteurs pour légender des photographies (AD 31), relecture de textes numérisés (AD 53), appel à témoignage de maîtres et d'élèves (AD 76).

 

 

LE TOP 25

 

Ma grille d'évaluation permettait de cumuler 29 points : 4 pour la page d'accueil, 6 pour les démarches en ligne, 11 pour les ressources offertes, 8 pour la vie du service et les liens avec les internautes. Voici le palmares :

AD 33 (16 points)

 AD 52 (14 points)

AD 54, 76 (13 points) 

AD 19, 37 (12 points) 

AD 85,  09, 07 (11) 

AD 04, 10, 22, 47, 53, 74, 91, 94 (10) 

AD 36, 44 (9)

AD 06, 13, 28, 60, 63, 88 (8)