La numérisation aux Archives municipales d'Amsterdam

Le dernier numéro de la Gazette des archives (septembre-octobre 2007) contient le compte-rendu de la rencontre des archivistes municipaux au sein de l'ICA (conseil international des archives), qui s'est tenue à Amsterdam. Cela nous vaut d'apprendre que les Archives municipales de cette ville ont calculé que, pour numériser leurs 32 km l d'archives, il leur faudrait 431 années à raison de 10000 prises de vues par semaine et en comptant 7000 vues en moyenne par ml ! Dans ces conditions, ils ont choisi de laisser leur politique de numérisation se construire sur la base des demandes du public, lequel peut commander la numérisation des documents à partir des instruments de recherche disponibles sur leur site internet. Je suis allée y faire un tour et j'ai été un peu déçue. La commande a en effet l'air d'être très aisée (un simple clic sur "aanvragen" en regard de la description de l'article concerné) mais il semble que les documents numérisés ne puissent être visualisés que sous la forme de vignettes basse définition (lecture des textes impossible !). Mais le barrage de la langue m'a peut-être empêché de trouver le moyen de passer en mode consultation.

Visualiser la structure des instruments de recherche

Le HATII (Humanities Advanced Technology and Information Institute) de l'Université de Glasgow a adapté un outil mis au point par Ted Nelson, Zigzag, pour l'appliquer aux instruments de recherche en EAD, permettant ainsi de visualiser leur structure. Plus d'explications et démonstration à l'appui sur le site de l'Université de Glasgow.

Enquêtes sur les publics des services d'archives

Afin de mieux connaître le profil des publics des archives et leurs attentes, la Direction des archives de France a demandé au Département des études, de la prospective et des statistiques du ministère de la culture de lancer successivement deux enquêtes, dont les réultats sont disponibles en ligne. La première, qui concernait le public des archives départementales et communales, a été effectuée en 2001, la seconde a été réalisée en 2003 auprès des lecteurs des quatre centres des Archives nationales, à un moment où le CARAN était fermé pour travaux.

 

Outre une analyse assez poussée des caractéristiques socio-professionnels des lecteurs comme de la nature de leurs recherches, les enquêtes mettent en lumière les principaux motifs d'insatisfaction (quotas de communication trop limitées, durée d'attente des documents, insuffisance du matériel de lecture des microfilms et de reproduction, coût des reproductions) et les principales attentes du public. Le public des Archives nationales manifeste un besoin d'orientation et de conseils sur place, souhaite des répertoires et inventaires plus détaillés, décrivant plus finement ce que l’on peut y trouver, ou des guides thématiques, une ouverture en soirée, une initiation à la recherche sur place, sous forme d'ateliers, comme en ligne. Curieusement, il ne manifeste aucunement le désir de pouvoir consulter des documents en ligne, alors qu'il s'agit de la principale attente formulée par le public des services territoriaux d'archives. Mais ce silence assourdissant laisse à penser que la question ne lui a même pas été posée, ce qui en dirait long sur la politique des Archives nationales en la matière.

Venir à bout des arriérés : le rapport Greene-Meissner

Déjà vieux de trois ans, le rapport de Mark A. Greene et Dennis Meissner semble nourrir aujourd'hui la réflexion des archivistes américains. Ainsi, une session de la dernière réunion de la SAA y a été consacrée,  et le rapport de l'OCLC sur la numérisation des "non-livres" (Shifting gears : gearing up to get into the flow) s'en inspire explicitement.

Le propos de ce rapport d'une soixantaine de pages (annexes comprises) est relativement simple. La majeure partie des dépôts d'archives des Etats-Unis accumulent des archives à un rythme supérieur à celui auquel ils peuvent les traiter, d'où d'importants arriérés. Pour en venir à bout, Greene et Meissner proposent à l'ensemble de la profession d'adopter des principes qui semblent familiers à l'archiviste française que je suis. La partie la plus originale du rapport réside dans l'analyse que les auteurs font des raisons pour lesquelles les archivistes n'ont pas su trouver de solution à ce problème, alors qu'ils y sont confrontés depuis au moins 60 ans.

 

Les principes à appliquer

 En appliquant les principes définis ci-dessous,  les auteurs pensent que l'on peut estimer à 4 heures le temps pour traiter (classement, description, conservation préventive) un pied cube (= 3,4 ml) d'archives.

 Classement

- En règle générale, le classement matériel devrait s'effectuer au niveau de la série, et les exceptions consenties à ce principe devraient rarement descendre en dessous du niveau du dossier.

- a l'intérieur d'un fonds, l'intensité de l'effort peut varier selon l'intérêt présenté par chacun des niveaux considérés. On peut se contenter d'un classement matériel au plus haut niveau pour une série, alors que pour une autre on effectuera le classement au niveau du dossier.

 Description

 - Les auteurs rappellent  les règles fixées par l'ISAD/G (aller du général au particulier, donner l'information au niveau le plus pertinent et ne pas la répéter aux niveaux inférieurs). 

- Dans la mesure où la série est le niveau privilégié pour le classement, il doit être aussi celui qui sera privilégié au moment de la description. Pour les dossiers, une simple liste (avec les informations de base) de ceux contenus par chaque série doit suffire.

- Cela dit, comme pour le classement, le niveau de description peut varier dans un même fonds et certains dossiers faire l'objet d'une description plus soutenue. 

  Conservation 

 Les auteurs recommandent d'adapter les tâches effectuées en vue de la conservation préventive aux conditions environnementales offertes par le dépôt d'archive. Le reconditionnement (boîtes, chemises) ou le retrait des attaches métalliques n'a guère de sens dans un environnement offrant de bonnes conditions de préservation. En améliorant les conditions environnementales, on peut s'épargner ces tâches dévoreuses de temps.

 

Les résistances au changement 

 Si les archivistes n'ont pas réussi à trouver de solution à un problème auquel ils sont confrontés depuis des décennies, c'est faute de vouloir ou de pouvoir changer leurs pratiques, ancrées dans un habitus dont les caractéristiques les plus marquantes [je vais forcer un peu le trait] sont l'obsession du travail bien fait, de l'ordre et de la propreté, ainsi que l'application systématique du principe de précaution maximum en matière de conservation préventive, et la propension à vouloir démontrer leurs compétences (maîtrise du contexte historique de la production  et capacités rédactionnelles).

Ces pratiques sont de plus confortées par une littérature professionnel affichant des principes contradictoires (notamment description et classement au niveau de la série mais mesure de conservation préventive à appliquer au niveau de la pièce) et l'incapacité de la profession à mettre en place des outils de mesure et de repère (temps de travail, coût) applicables au traitement des fonds.

Enfin, les auteurs insistent sur le fait  que les principes qu'ils voudraient voir  adopter n'excluent pas, dans certains cas, que l'on puisse traiter certains fonds de manière plus poussée. Mais ils affirment que chaque projet de ce type devrait être justifié et validé [il me semble même que l'on peut lire en creux "et validé, le tout selon des règles et des procédures formalisées" et non a posteriori, quand par le plus grand des hasards, quelqu'un demanderait mais pourquoi, bon dieu de bon dieu cela fait-il deux ans que ce fonds est en cours de classement ? ], en mettant en balance l'intérêt du fonds et les coûts induits par le traitement privilégié qui leur sera réservé.

 

 

 

 

 

 

 

 

Numérisation : just do it !

L'OCLC a récemment fait paraître, en guise de synthèse d'une journée d'études qui s'est tenue au mois d'août dernier à la Newberry library de Chicago (dans le cadre du congrès annuel de la SAA, société des archivistes américains), un rapport au ton et au contenu volontairement provocateurs sur la numérisation et la mise en ligne des "sources primaires" ("primary sources", au rang desquels les fonds d'archives, les collections de manuscrits ou de cartes..), lesquelles restent très marginales par rapport aux imprimés. Comment "changer de vitesse et rejoindre le courant (Shifting gears : gearing up to get into the flow)" ?

De cette synthèse, on peut retenir deux idées-forces.

Nous sommes la machine, nous sommes le réseau

La vidéo "web 2.0 : the machine is us" ou comment xml devrait nous amener à repenser le monde. Vidéo réalisée par Michael Wesch, traduite par dascritch.net, et sous-titrée par thomasberthelon.com. Pour en savoir plus, sur l'auteur, son but, sa production, le contexte dans lequel elle se situe et les questions qu'elle suscite, voir (entre autres) Precisement.org, le blog d'un documentaliste juridique.

 

Web 2.0 traduction
envoyé par Thomas-Berthelon

La 71e réunion de la société des archivistes américains (août 2007)

Le n°29 du Bulletin des Archives de France sur l'EAD contient un intéressant compte-rendu de certains ateliers et séances pleinières de la dernière réunion annuelle de la société des archivistes américains, qui s'est tenue durant l'été 2007 à Chicago.

Sessions pleinières 

Session 104. Solutions logicielles libres pour la gestion et l’affichage sur le web des collections numériques

Session 205. Évaluer les outils archivistiques dans une approche centrée utilisateurs

Session 305. Etat de développement de l’application logicielle « Outil des archivistes » (Archivists Toolkit, AT).

Session 406. Appliquer les recommandations de Greene et Meissner dans une institution

Session 503. Repenser les pratiques descriptives et l’accès aux archives dans un environnement numérique

Session 607. Les dynamiques dans l’agrégation : métadonnées partageables et prochaine génération de systèmes d’accès

Session 707. Le projet de mise en ligne de reliures de livres imprimés (Publishers’ Bindings Online ou PBO)

Session 804. Préserver le contexte et l’ordre originel dans un monde numérique

Groupes et comités techniques de la SAA

Comité des normes et sous-comité technique des normes de description

Section sur la description

Table ronde EAD :  L’application Outil des archivistes (Archivists’Toolkit ou AT) et l’EAD,  le programme « Ouvrir les archives en Floride »

Groupe international EAD

 

 

Communiquer : un modèle anglo-saxon ?

La richesse de l'information mise en ligne par les Archives nationales du Canada, des Etats-Unis ou du Royaume-Uni, et relative à leurs projets comme à leurs bilans, ne cesse de m'étonner. On trouve ainsi par exemple sur le site des archives du RU (TNA) : leur rapport annuel,  des informations sur la fusion entre les Archives nationales et l'"office public sector of information" ainsi que sur le rapatriement à Kew du Family record center jusqu'alors localisé à Londres, le programme d'enrichissement du catalogue informatisé.

Une fois par an au moins, TNA invite ses lecteurs à rencontrer la directrice des Archives nationales : "This is your chance to put your views or questions about the management and future direction of The National Archives directly to the Chief Executive, Natalie Ceeney". (J'imagine la pauvre Nathalie attendant patiemment le chaland !). Enfin, TNA ne se contente pas d'informer mais s'appuie également sur son public pour construire ses projets ou améliorer ses services. Par exemple, un forum des usagers, lieu de rencontre entre les lecteurs et les représentants des principaux services de TNA, se tient régulièrement (rythme mensuel depuis peu). Il existe aussi un comité d'utilisateurs destiné à permettre la prise en compte (si j'ai bien compris) de l'intérêt des minorités dans le programme de catalogage (d'où la publication d'un guide des sources pour l'histoire des homosexuels), et un panel d'utilisateurs appelés à donner leur avis sur le site internet.

 

Etude sur les Français et l'e-administration

Pour la 5ème année consécutive, Capgemini Consulting a mené, en partenariat avec l’institut TNS Sofres, une étude quantitative sur les Français et l‘e-administration. J'en retiens deux points :

- De support d’information, l’Internet public est de plus en plus perçu comme fournisseur de prestations.

- Le niveau d'exigence des internautes augmente. 

Service de référence en ligne

Pour un service de référence en ligne (digne de ce nom), il faut :

 

- une volonté, une "vision centrée usager" qui amène à raisonner en terme de services.

- une définition du service proposé : quel type de réponses, à quelles questions ?

- une organisation : qui répond quand, comment, d'où ?

- un outil (par exemple, Question point, très en vogue et dédié aux services de référence en bibliothèque mais aussi, pourquoi pas, Réponse en ligne, développé par Adele).