Veiller sur le site de la direction des archives de France

La direction des archives de France, c'est quand même pas rien, enfin pour un archiviste tout au moins. C'est de là qu'émanent directives et informations qui sont censées structurer notre action, n'est-ce-pas ? C'est pourtant, parmi les sites que je connais, celui qui se prête le moins à la veille !

Premier point : il est confus ! Et la restructuration en cours le rend encore plus confus ! 

Prenons l'exemple du bulletin des archives de France sur l'archivage à long terme. Déjà, pour y accéder, c'est pas clair. On peut le faire de plusieurs façons et en trois clics (faut le reconnaître, la règle des trois clics s'applique dans tous les cas!). A partir de la page d'accueil, vous pouvez passer par "Ressources en ligne : bases de données, sites internet et archives en ligne", pour connaître l'existence et avoir accès aux deux bulletins publiés par la DAF à destination des professionnels. Je ne l'aurai pas imaginé puisque la page d'accueil propose l'accès à une rubrique toute entière dédiée aux professionnels, "Gérer les archives : pour les professionnels".  Logiquement, je passe par là puis par la rubrique "archives électroniques". Là,  s'affiche une longue intro verbeuse et je n'ai pas compris à mon premier passage qu'il fallait chercher dans la rubrique "liens utiles", un lien vers le bulletin. Mais s'il me prend fantaisie de flâner un peu, une rassurante barre de navigation (laquelle disparaît malencontreusement sur certaines parties du site) s'affiche à gauche me permettant de garder un oeil sur l'ensemble des rubriques accessibles, parmi lesquelles "archivistique". Je clique et me vois proposer des sous-rubriques parmi lesquelles "archives électroniques", et je me retrouve sur une page différente de celle à laquelle j'ai eu accès précédemment, sous le même intitulé : pas d'intro verbeuse, mais avant de trouver le fameux bulletin, il faut encore que je clique sur "Bibliographie".  J'arrive sur le bulletin. Ils ont curieusement choisi d'afficher les numéros du plus ancien au plus récent et et je dois tout faire défiler pour voir le sommaire du dernier numéro.

Bon, c'est vrai que j'ai fini par le trouver, ce bulletin... 

Second point :  alors que le marque-page et le fil rss sont les meilleurs outils du veilleur, le site de la DAF complique le recours au premier et ignore le second.

Cheminant vers mon bulletin, je me suis ainsi rendu compte que, quelle que soit la page sur laquelle je me trouvais, ma barre de navigation affichait imperturbablement "http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/index.html". Pratique, pour mettre des signets ! J'ai fini par comprendre qu'il fallait marquer les liens menant à la page qui m'intéresse (en utilisant le clic droit), pas la page!

Evidemment, aucun fil rss. On peut être averti des dernières parutions des bulletins en se signalant à [e-mail]. Trop cool ! Mais pas moyen de suivre l'actualité du site (sauf à venir régulièrement consulter la rubrique du même nom). Faut dire qu'en février 2006, seulement 27 sites publics proposaient un fil RSS. Depuis, ils doivent être devenus un peu plus nombreux, mais si vous pouvez suivre l'actualité du musée des beaux-arts de Lyon
ou du musée des arts et métiers, pas possible en revanche de profiter de cette fonctionnalité sur le site du musée du Louvre ou sur celui du musée d'Orsay.

 

Remarquez, moi, ça m'est égal. D'abord, j'ai C4U , et puis, l'archivage électronique, c'est pas trop mon truc...

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

Visualizing Archival collections

Un bien étonnant outil, mis au point par trois étudiants MLS "in the Archives, Records and Information Management Program of the University of Maryland". Il permet d'appréhender visuellement une "collection d'archives" (l'équivalent français ne me vient pas sous les doigts). Un exemple de ce que l'on peut tirer de données structurées (XML EAD, of course).

Pour en savoir plus et surtout voir la vidéo de démonstration, il faut aller faire un tour sur le blog de l'un des auteurs, SpellboundBlog.

 

J'aime ADELE et son domaine fonctionnel transverse

Parfois, la fonctionnaire que je suis en a assez de travailler dans un environnement technologique parfaitement inadapté (pas de possibilité de travail collaboratif sur le réseau interne, accès à internet chichement distribué sur des postes dédiés qui se trouvent être de vieux rossignols poussifs, impossibilité d'avoir la dernière version d'internet explorer ou d'installer firefox parce que l'utilisateur n'a rien le droit d'installer et que le service informatique n'a pas le temps de se déplacer pour des bricoles..). Alors, je vais sur Synergies, "espace dédié à l’échange de pratiques entre les agents engagés dans la mise en œuvre de l’administration électronique". C'est la vitrine d'ADELE, programme gouvernemental pour l'administration électronique.

Ce programme, lancé en 2004, s'est transformé en 2006 en schéma directeur, basé sur trois objectifs  : simplifier la vie de l'usager, améliorer l'efficence du service public et valoriser l'agent (donc, moi) dans sa mission. Le schéma directeur fédère vingt initiatives réparties en 6 domaines. Le domaine que je prèfère, c'est le domaine "fonctionnel transverse", avec son initiative "travail collaboratif [travail collaboratif dont les vertus sont expliquées là] et gestion de contenu", dont l'objet est de "promouvoir au sein de l’administration l’utilisation pertinente des nouvelles technologies de travail collaboratif, de capitalisation sur les connaissances et de production, gestion et diffusion de contenu et documents électroniques". Fais vite, Adèle, avant que je ne passe au privé !

Mais le domaine "fonctionnel-transverse" inclut aussi l'initiative "archivage", dont l'objet est d'"assurer la conservation pérenne des informations numériques et garantir leur valeurs juridiques jusqu’au terme du délai durant lequel des droits y afférents peuvent exister". Et qui c'est qui s'y colle ? Ben, la direction des archives de France, avec son projet Pil@e.

L'archiviste que je suis note aussi l'existence de l'initative "accueil- gestion de la relation usager", pour améliorer le service rendu à l’usager en termes d’information, de présentation, de simplicité d’usage, de suivi et de qualité des services dématérialisés. Je me demande comment un service d'archives peut intégrer la démarche de façon intelligente (j'ai déjà relevé que les Archives nationales étaient présentes sur Administration24 sur 24, mais la vérité est que cela m'a paru plutôt gadget et peu pertinent pour notre public).

Voici ma famille : moteur de recherche fédérée proposé par BanQ (Bibliothèque et archives nationales du Québec)

J'ai parlé il y a peu du portail généalogique NOMINA (voir mon billet), proposé par la DAF. en déplorant son manque de vitalité. BAnQ (Bibliothèque et Archives nationales du Québec) propose depuis peu le même type de service, baptisé "Voici ma famille" (ou, en version anglaise "That's my family"). Il fournit un accès unique à une cinquantaine "de bases de données gratuites sur l’histoire des familles et sur la généalogie, hébergées par des centres d’archives et des bibliothèques de niveaux fédéral, provincial et territorial ou par d'autres organisations" et dispose d'une ergonomie agréable et intelligente, qui permet notamment de s'orienter rapidement dans les résultats de la recherche (forcément très hétérogènes).

 

Guide technique pour la numérisation des archives en vue d'un accès en ligne (NARA, USA)

Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access:   Creation of Production Master Files - Raster Images

For the Following Record Types - Textual, Graphic Illustrations/Artwork/Originals, Maps, Plans, Oversized, Photographs, Aerial Photographs, and Objects/Artifacts

June 2004

Concerne la création de documents de substitution en vue de la mise en ligne et de la reproduction, pas en vue d'une préservation à long terme.

Le plan de numérisation du NARA

Le mois dernier, le NARA (National Archives and Records administration des Etats-Unis) a soumis à commentaires son plan de numérisation (Plan for digitizing archival materials for public Access : 2007-2016), comme l'a d'ailleurs signalé avant moi le blog "Sous la poussière". [MAJ du 18 août 2008 : le document final a été publié en mai 2008]

L'introduction présente le NARA et ses collections et précise qu'il a déjà mené une expérience de numérisation à la fin des années 1990, portant sur environ 70 000 documents, à l'issue de laquelle ils'est rendu compte que la mise en ligne et la préservation de documents numérisés était alors une tâche sans commune mesure avec ses ressources. Cependant, l'évolution des technologies, les attentes des utilisateurs et l'espoir de partenariat l'autorise, en ce début du XXIe siècle, à retenter l'expérience.

Le plan précise ensuite les objectifs de la numérisation (accès en ligne à un nombre croissant de documents, préservation des originaux, "contextualisation" des documents numérisés..). Parmi ces points, l'un l'est tout particulièrement. Mon anglais n'est pas fameux mais je pense que "improve our service to customers consistent with their evolving expectations, and with consideration of NARA's available resources and customers' willingness to pay for value-added or convenience service" peut se traduire par quelque chose du genre : améliorer le service offert aux utilisateurs en tenant compte de leurs attentes, mais en tenant compte également des ressources du NARA comme du fait que les utilisateurs s'avèrent prêts à payer pour des services commodes et à valeur ajoutée. (Intéressant point de vue, au moment où les AD de l'Hérault mettent en ligne différents fonds dont l'accès serait payant, suscitant des réactions de la part d'une partie du public comme de celle de certains archivistes).

Le document insiste ensuite sur le fait que la numérisation est loin de se résumer à une simple opération de transfert de support mais comprend une série d'opérations : identification et sélection des documents à numériser, préparation des documents, établissement des métadonnées (description archivistique mais aussi techniques), numérisation elle-même, contrôle de la qualité, mise en ligne pour consultation, offre de commande de reproduction en ligne..

Le NARA prévoit de combiner 4 stratégies pour la numérisation et la mise en ligne :

- Mise en ligne de documents déjà numérisés mais, pour une raison ou une autre, pas encore disponibles en ligne. Inventaire en cours.

- Mise en place de partenariats avec des organismes de nature privée ou publique. Les partenaires potentiels sont d'ailleurs encouragés à prendre contact.  Pourgarder le contrôle, le NARA a mis au point quelques principes devant présider à l'établissement des partenariats. Le plus important de ces principes consistant dans le fait que le partenariat n'est pas exclusif (l'accès aux documents numérisés restant libre tout au moins dans les salles de consultation du NARA) et qu'au bout d'un certain délai LE NARA a le droit de fournir au public un accès libre en ligne aux données.

On notera que c'est cette stratégie qui est en oeuvre dans l'accord qui lie le NARA et Footnotes, dont j'ai déjà parlé ici. Parmi les partenariats recensés en section IV, on notera également une opération menée avec Google.

- Assumer seul des opérations de numérisations en se concentrant sur des documents peu susceptibles de partenariats.

- Poursuivre des opérations de numérisation conçues comme étant partie intégrante d'opérations de préservation (documents trop fragiles pour continuer à être communiquer au public).

Accès aux documents administratifs

Le conseil de L' Eurpe élabore actuellement le texte d'une convention sur l'accès aux documents administratifs, laquelle doit être formalisée à la fin de l'année 2007. Une première version du texte est en cours de débat. Deux associations, Liberté d'informer et Access Info Europe, reprochent à la France d'essayer d'y "d'imposer une interprétation très limitée du droit du citoyen d'accéder aux informations détenues par les autorités publiques". Le débat semble se jouer autour de la notion d'"autorités publiques", laquelle définit celle de "documents publics" (article 1, dispositions générales). Prudence cependant, dans la mesure où la position officielle de la France ne m'est pour l'instant connue que par ce qu'en pensent ces associations.

Info donnée par Archivistica.net, et le site du Nouvel Observateur. La première version du texte est disponible sur le site de l'association Accesinfo.

 

S'approprier les nouvelles technologies..

Repérée par le blog Couv.en ill., cette vidéo norvégienne (doublée en français, n'ayez pas peur! ). Je ne résiste pas à l'envie de l"'enbedder" ici.

 

 

 

Le portail des démarches en ligne des Archives nationales

Je n'ai pas l'impression qu'il soit déjà en service (le site parisien des AN n'y renvoie pas l'internaute), mais on peut tout de même y accéder, et même s'y inscrire.

Il permet de faire trois types de demandes : autorisation de consulter un fonds privé, demande de dérogation, et demande de recherche scientifique. De plus un espace personnalisé contient les demandes en cours d'élaboration. Il semble y avoir moyen de savoir où en est sa demande. Il proposerait également une aide à la recherche et à l'orientation dans les fonds conservés dans les différents centres d'Archives nationales (mais ça, cela doit être encore à développer car je n'ai rien vu de la sorte). De quoi remettre en cause la conclusion pessimiste de mon billet sur l'accueil scientifique ?

En attendant que ce portail soit fonctionnel, on peut toujours jeter un coup d'oeil sur Administration 24h/24 , où les centres des archives nationales ont inscrit toutes leurs démarches en ligne, et l'on verra tout de suite ce que l'internaute gagnera !

 

 

 

 

Accès personnalisé sur le site WEB des archives nationales du Royaume-Uni

Depuis le 20 août, le (la ?) NARA propose à tout internaute un accès personnalisé. On peut y enregistrer ses recherches les plus fréquentes (un peu comme sur ebay), y visualiser les signets qu'on a placé sur les pages du site, recevoir des recommandations personnalisées orientant les recherches vers d'autres instruments ou des ouvrages.